Одним з найскладніших бізнес-процесів в аптечній мережі є формування платіжного календаря, тобто вчасне проведення розрахунків з постачальниками, щоб не потрапляти «в блок» та не допускати платіжних розривів. Особливо ця задача ускладнюється при роботі з багатьма постачальниками та на різних умовах: частина товару постачається на умовах передплати, частина з різними відстрочками платежу, а частина під реалізацію, і, знову-таки, з різними схемами розрахунку
Нам потрібно вирішувати наступні задачі:
Чітко розуміти, за яку накладну, коли та в якому об'ємі потрібно провести платіж
Врахувати повернення постачальникам
3
Не витрачати зайвий час на заповнення платіжних доручень в клієнт-банках, щоб провести платежі
4
Врахувати, що через банк може бути проведена інша сума ніж була визначена раніше та передана до клієнт-банку
5
Візуально бачити дні з максимальним прогнозованим платіжним навантаженням, щоб не допускати касових розривів
Персонал аптеки визначає якому постачальнику і яку суму треба оплатити, а платіж проводить бухгалтерія. Часто узгодити та сумісно автоматизувати дії різних відділів підприємства досить важко.
Вчасно не оплатили — потрапили «в блок» та залишилися без товару, або були змушені закупити його дорожче
3
Не враховується, що повернення у постачальника реєструється значно пізніше ніж в аптеці, тому про те, що заборгованість зменшилася постачальник може дізнатись через декілька днів після проведення повернення. Наслідки — потрапляння «в блок».
4
Необхідність витрачання значного часу для ручного набору платіжних доручень та інформації, за що саме проводиться оплата
5
У систему оперативного обліку не потрапляє інформація про те, що платіж було проведено на іншу суму або взагалі скасовано.
В кожній прибутковій накладні вказується договір з умовами та термінами оплати (такі угоди, як правило вносяться в систему заздалегідь). Крім того ця інформація може потрапляти до документів із електронних накладних.
Консоль формування платежів для кожного постачальника в розрізі угод пропонує до сплати суму, термін сплати якої наступає найближчим часом
У разі підтвердження пропонованої суми, система формує платіжні доручення із заповненим призначенням платежу
Налаштовується передача платіжних доручень до клієнт-банків, щоб не доводилося їх набирати вручну та виключити помилки при наборі
Налаштовується завантаження банківської виписки для того, щоб підтвердити суми, що фактично були оплачені та врахувати це при формуванні наступних платежів
У разі виконання повернень сума повернення перерозподіляється за неоплаченими накладними
Звітність, що присутня у системі дозволяє у вигляді «шахматки» візуально оцінити піки навантажень за платежами