Впровадження системи
АНР-Аптека

 

  • Досвід впровадження на багатьох різних підприємствах ​

  • Створення спільної команди та постійний обмін інформацією

  • Ретельне планування процесу впровадження

  • Дотримання принципу "не нашкодь"

Впровадження спеціалізованого програмного забезпечення, коли ми говоримо про облікові системи, це доволі складна для стабільності ведення бізнесу подія. А, отже,  потрібно провести все так, щоб жоден бізнес-процес не зупинився, а втрати з-за простою та час звикання до нових механізмів були мінімальними або взагалі відсутніми. 


Тут, як ніколи, важливо щоб і керівник проекту з боку розробника програми і персонал підприємства, що автоматизується, працювали як один злагоджений механізм -  одна команда. 


А ще дуже важливо, щоб розробники мали готовий план дій з впровадження програми, вчасно доносили цей план до відповідальних співробітників підприємства, і разом залучали всі необхідні ресурси для того, щоб рух був узгодженим та без зупинок. Вміння організації такого процесу можна, без перебільшення, назвати мистецтвом.


Звісно, майстерність набувається тільки з досвідом, і ми маємо цей досвід, оскільки більше 20 років впроваджуємо облікові системи на абсолютно різнопланових підприємствах: різних за розміром, за структурою, за кількістю співробітників та з різними бізнес-процесами.


Якщо дуже спрощено, то процес автоматизації виглядає так:

 

  • Знайомимо команди між собою. Це може бути спочатку всього дві людини, а згодом, долучатимуться інші необхідні спеціалісти.

  • Встановлюємо тренувальну базу даних з первинними налаштуваннями та проводимо початкове мінімальне навчання. Все це намагаємось робити так, щоб якнайменше відволікати персонал підприємства від поточної роботи.

  • Збираємо первинну інформацію про те, які інші системи будуть обмінюватись даними з обліковою програмою, який список товарів планується використовувати, як відбувається ціноутворення, чи є залишки, які можна перенести в систему, зрештою – до яких друкованих форм звикли співробітники підприємства.

  • Підключаємо програмістів, які, за необхідності, проводять налаштування програми під конкретних співробітників, бізнес-процеси, обладнання. Кожне таке налаштування попередньо узгоджується в електронному кабінеті з тим, щоб всі розуміли як необхідні працевитрати з кожного боку так і терміни отримання кінцевого результату.

  • Охоплюємо якомога більше бізнес-процесів, необхідних для переводу першої роздрібної точки на роботу в системі «АНР». В якості першої такої точки вибирають, як правило, підрозділ з найменшою кількістю бізнес-процесів та з найменшим обігом.

  • Готуємо тестові бази даних та робимо попередні переноси даних для того, щоб можна було якісно протестувати роботу перед робочим переносом даних.

  • Усуваємо виявлені недоліки, організовуємо, за необхідності, додаткове навчання персоналу підприємства, що вже безпосередньо буде працювати з обліковою системою.

  • Призначаємо дату  робочого переходу на роботу з системою «АНР»

  • Максимально, на скільки це можливо, заздалегідь готуємо обладнання, розгортаємо, паралельно з поточною системою, бази для завантаження залишків, налаштовуємо обміни даними.

  • В переддень переходу, в поточній обліковій системі вивіряємо дані, звіряємо товарні звіти (оборотні відомості), закриваємо періоди (щоб потім не виявилось, що забули оприбуткувати якусь накладну) та завершуємо роботу зі «старою» системою.

  • Перевантажуємо залишки, доналаштовуємо роботу з обладнанням, яке попередньо неможливо було налаштувати (наприклад фіскальне обладнання) звіряємо залишки в обох системах.

  • Починаємо роботу уже в новій системі «АНР»


Досить часто чуємо запитання, чи потрібно робити переоблік перед переходом на нову облікову систему. Наша рекомендація наступна – краще зробити переоблік за два тижні після переходу. Чому так? Все просто:

 

  • Можливі помилки при переносі даних – частіше за все, ці помилки пов’язані з некоректним співставленням товарів в двох системах, наприклад, коли відбувається не тільки перехід на нову програму, а і перехід на новий довідник.

  • Працівники роздрібних точок неодмінно будуть помилятись, оскільки «руки ще пам’ятають» попередню програму. Цей ефект дуже швидко проходить – практично впродовж одного дня, але все-ж таки, його треба враховувати.

  • Достатньо часто, як не вивіряй дані перед переходом, звучить фраза «Ой, забули провести повернення (накладну, резерв і т.д.) в старій програмі…». І доводиться проводити коригування. 


Тому, щоб не доводилось проводити переоблік двічі – краще трошки почекати, і зробити його «коли пил уляжеться».   

Звісно, для підприємств з великою кількістю складних бізнес-процесів і схема автоматизації складніша. Доволі часто для таких підприємств також розробляється схема тимчасової інтеграції поточної та нової облікових систем з тим, щоб перехідний процес, який для великих підприємств може бути розтягнутим у часі,  був якомога комфортнішим.