АНР-Аптека

Впровадження спеціалізованого програмного забезпечення, коли ми говоримо про облікові системи, це доволі складна для стабільності ведення бізнесу подія. А, отже,  потрібно провести все так, щоб жоден бізнес-процес не зупинився, а втрати з-за простою та час звикання до нових механізмів були мінімальними або взагалі відсутніми. 

Тут, як ніколи, важливо щоб і керівник проекту з боку розробника програми і персонал підприємства, що автоматизується, працювали як один злагоджений механізм -  одна команда. 

А ще дуже важливо, щоб розробники мали готовий план дій з впровадження програми, вчасно доносили цей план до відповідальних співробітників підприємства, і разом залучали всі необхідні ресурси для того, щоб рух був узгодженим та без зупинок. Вміння організації такого процесу можна, без перебільшення, назвати мистецтвом.

Звісно, майстерність набувається тільки з досвідом, і ми маємо цей досвід, оскільки більше 20 років впроваджуємо облікові системи на абсолютно різнопланових підприємствах: різних за розміром, за структурою, за кількістю співробітників та з різними бізнес-процесами.

Якщо дуже спрощено, то процес автоматизації виглядає так:

 

• Знайомимо команди між собою. Це може бути спочатку всього дві людини, а згодом, долучатимуться інші необхідні спеціалісти.

​

• Встановлюємо тренувальну базу даних з первинними налаштуваннями та проводимо початкове мінімальне навчання. Все це намагаємось робити так, щоб якнайменше відволікати персонал підприємства від поточної роботи.

​

• Збираємо первинну інформацію про те, які інші системи будуть обмінюватись даними з обліковою програмою, який список товарів планується використовувати, як відбувається ціноутворення, чи є залишки, які можна перенести в систему, зрештою – до яких друкованих форм звикли співробітники підприємства.

​

• Підключаємо програмістів, які, за необхідності, проводять налаштування програми під конкретних співробітників, бізнес-процеси, обладнання. Кожне таке налаштування попередньо узгоджується в електронному кабінеті з тим, щоб всі розуміли як необхідні працевитрати з кожного боку так і терміни отримання кінцевого результату.

​

• Охоплюємо якомога більше бізнес-процесів, необхідних для переводу першої роздрібної точки на роботу в системі «АНР». В якості першої такої точки вибирають, як правило, підрозділ з найменшою кількістю бізнес-процесів та з найменшим обігом.

​

• Готуємо тестові бази даних та робимо попередні переноси даних для того, щоб можна було якісно протестувати роботу перед робочим переносом даних.

​

• Усуваємо виявлені недоліки, організовуємо, за необхідності, додаткове навчання персоналу підприємства, що вже безпосередньо буде працювати з обліковою системою.

​

• Призначаємо дату  робочого переходу на роботу з системою «АНР»

​

• Максимально, на скільки це можливо, заздалегідь готуємо обладнання, розгортаємо, паралельно з поточною системою, бази для завантаження залишків, налаштовуємо обміни даними.

​

• В переддень переходу, в поточній обліковій системі вивіряємо дані, звіряємо товарні звіти (оборотні відомості), закриваємо періоди (щоб потім не виявилось, що забули оприбуткувати якусь накладну) та завершуємо роботу зі «старою» системою.

​

• Перевантажуємо залишки, доналаштовуємо роботу з обладнанням, яке попередньо неможливо було налаштувати (наприклад фіскальне обладнання) звіряємо залишки в обох системах.

​

• Починаємо роботу уже в новій системі «АНР»

Досить часто чуємо запитання, чи потрібно робити переоблік перед переходом на нову облікову систему. Наша рекомендація наступна – краще зробити переоблік за два тижні після переходу. Чому так? Все просто:

 

• Можливі помилки при переносі даних – частіше за все, ці помилки пов’язані з некоректним співставленням товарів в двох системах, наприклад, коли відбувається не тільки перехід на нову програму, а і перехід на новий довідник.

​

• Працівники роздрібних точок неодмінно будуть помилятись, оскільки «руки ще пам’ятають» попередню програму. Цей ефект дуже швидко проходить – практично впродовж одного дня, але все-ж таки, його треба враховувати.

​

• Достатньо часто, як не вивіряй дані перед переходом, звучить фраза «Ой, забули провести повернення (накладну, резерв і т.д.) в старій програмі…». І доводиться проводити коригування. 

Тому, щоб не доводилось проводити переоблік двічі – краще трошки почекати, і зробити його «коли пил уляжеться».   

​

Звісно, для підприємств з великою кількістю складних бізнес-процесів і схема автоматизації складніша. Доволі часто для таких підприємств також розробляється схема тимчасової інтеграції поточної та нової облікових систем з тим, щоб перехідний процес, який для великих підприємств може бути розтягнутим у часі,  був якомога комфортнішим.